Zpracování záloh na mzdu před dovolenou

Obecné zásady:

• V tomto materiálu je mluveno o červnové a červencové mzdě, neboť to bude nejběžnější. Celý mechanismus je ovšem použitelný v libovolném měsíci. Pokud je zde mluveno o červnu, pak to znamená obecně měsíc před nástupem zaměstnance na dovolenou, červenec je pak měsíc dovolené. Celý postup lze provádět v libovolném měsíci. Jediným omezením je to, že u jednoho konkrétního zaměstnance lze další zálohu poskytnout až po účetním vyrovnání zálohy předcházející.
• Z hlediska obecných předpisů o účetnictví se dle mínění autora nemůže jednat o mzdu, ale vždy jen o zálohu, neboť v době její výplaty ještě nejsou splněny všechny podmínky k výplatě mzdy. Kromě toho speciálně při výplatě náhrady v červnu za červenec ještě není znám červencový průměr na dovolenou, jehož výše závisí na (dosud neznámé) výši mzdy za červen. Skutečnou mzdu je tedy nemožné spočítat. Dále, pokud by dané plnění bylo nazváno (a účtováno) jako mzda, dostáváme se na velmi tenký led ohledně danění a odvodu pojistného!!! Z výše uvedených důvodů byla celá tato agenda v programu řešena jako záloha. To tedy znamená, že vůbec nebude zahrnuta v červnové hrubé mzdě!!! Tento postup je podle autorova názoru jedině správný z hlediska zákona o účetnictví.

Organizace práce

1. Před spuštěním mechanismu přidělování zálohy je nutno mít proveden Přechod na červen, Inicializaci června a zpracovat pokud možno co nejúplněji červnovou mzdu. V měsíci, kdy mají být vypláceny tyto zálohy, nepoužívat k jiným účelům položku M0680 Záloha na mzdu. Tato položka je totiž využívána automatickým mechanismem zpracování záloh.
2. Všem zaměstnancům, kteří požadují výplatu před dovolenou, je třeba vyplnit položku P0054 Záloha požadována za měsíce.
3. Spustí se Makro pro zpracování zálohy na mzdu před dovolenou. V něm se pak vybere volba Přidělení záloh.
4. Provede se Přepočet mezd.
5. Spustí se znovu výše zmiňované "Makro pro zpracování zálohy na mzdu před dovolenou", tentokrát ovšem ke zpracování výplaty těchto záloh. Blíže viz nápověda v tomto makru.
6. Po provedení celého tohoto postupu (předpokládá se zhruba kolem 25. června) lze běžným způsobem pokračovat ve zpracování závěrky června. Pokud skutečná červnová mzda zaměstnance bude odlišná od vyplacené zálohy, nebude to vůbec na závadu. Případný nedoplatek červnové mzdy bude zaměstnanci běžným způsobem vyplacen v závěrce června, možný přeplatek červnové mzdy bude běžným způsobem v programu podchycen v položce M0697 Přeplatek mzdy a bude automaticky zúčtováván v následujících závěrkách až do jejího splacení. Záloha na červenec z položky M0682 Záloha před dovolenou bude při Přechodu na další měsíc automaticky uložena do položky oddělení PaM P0704 Záloha před dovolenou - zůstatek. V následujícím měsíci (červenci) bude automaticky umořena převedením do položky mzdového oddělení M0684 Vratka zálohy před dovolenou. O tuto částku pak bude snížena mzda měsíce července, čímž dojde k definitivnímu správnému zúčtování zálohy. Pokud červencová mzda vyjímečně nebude stačit k pokrytí vyplacené zálohy, bude rozdíl standardním mechanismem automaticky uložen do položky M0697 Přeplatek mzdy a nadále řešen běžným postupem.

Hrubá + DNP - Srážky = Doplatek.