Evidenční listy dle legislativy od roku 2004

Legislativní základna

Metodika pro vyplňování evidenčních listů je dostupná na webu ČSSZ na stránce Evidenční listy důchodového pojištění.

Postup práce při zpracování

1. Vyplnění všech potřebných položek

Ke správné funkci sestavy je třeba mít bezchybně vyplněny všechny položky, které se podílejí na tvorbě evidenčního listu. Zde uvedu jen ty, které uživatelé dosud obvykle zanedbávali (Ostatní nutné položky viz formulář evidenčního listu):
Položka: Popis:
O322 Druh činnosti pro nem. poj. Vybírá se z nabídky na položce. Asi nevyžaduje bližší komentář. Jen je třeba zdůraznit, že při dodatečném vyplnění je bezpodmínečně nutno údaj zadat se zpětným datem platnosti (nejméně od data nástupu).
O055 Domovní číslo Sem se zadává číslo popisné. Za zvláštní zmínku stojí případy malých obcí, které nepoužívají jména ulic. V tom případě lze doporučit ponechání domovního čísla prázdného a vyplnění ulice takto: "č.p. xxxx". Mzdový program toto bude v evidenčním listě interpretovat správně: Jméno ulice ponechá prázdné a číslo přemístí do kolonky čísla.
O059 Uliční číslo Zadává se číslo uliční (tzv. orientační). Metodická pomůcka ČSSZ k vyplňování nových ev. listů mluví o tom, že pokud jsou v obci používána čísla popisná i orientační, pak se uvedou obě. Pokud budou zde uvedena obě, pak je program do evidenčního listu uloží ve tvaru "domovní/uliční".
O058 Pošta Položka je v osobním oddělení v okně adresy zaměstnance. Zadává se název dodávací pošty zaměstnance a většina uživatelů dosud neměla žádnou motivaci k jejímu vyplňování. Pro nový evidenční list je bohužel povinná.
O023 Rodné příjmení  
O032 Místo narození  
O366 Počet dětí pro důchod Má význam většinou pouze u žen (viz nápověda na položce). Údaj je u ženy naprosto nezbytný pro správné stanovení data nároku na starobní důchod.

2. Seznam evidenčních listů

Před zpracováním evidenčních listů za uplynulý rok je doporučeno si vytisknout seznam všech zaměstnanců, jimž se musí evidenční list odeslat. Provede se ve volbě Seznam mzdových a evidenčních listů
Sestava je dostupná z menu Makra / Tisky sestav / Zaměstnanec výběrem volby
nebo na každém zaměstnanci po stisku klávesy SHIFT+F10, která obecně otvírá menu tisků jednoho zaměstnance.
V obou těchto volbách pak výběrem volby Evidenční list - Tisky
a v následně zobrazeném menu dále volby Seznam evidenčních listů .
Sestava vytiskne všechny zaměstnance, kteří musí mít zpracován jednak mzdový, a jednak evidenční list za zvolený rok.
 
Standardní nastavení je:
Výběr období Standardně je nabízena nejpravděpodobnější hodnota:
  • V období zpracování mezd ledna až března se nabízí uplynulý rok
  • Jinak je nabízen aktuální rok.
Nabízené období lze jakkoliv změnit.
Filtry V této volbě lze omezit zpracovávané zaměstnance. Možnosti jsou:
* Zpracovávaní zaměstnanci:
Nabízená (a doporučená) hodnota je "Všichni". V tomto nastavení budou zpracováni všichni zaměstnanci včetně odešlých.
Nabízenou hodnotu lze změnit.
* Tisknout i prázdné zaměstnance:
Nabízená (a doporučená) hodnota je "Netisknout". V tomto nastavení budou tištěni jen ti zaměstnanci, kteří v nastaveném období musí mít zpracován evidenční nebo mzdový list.
Nabízenou hodnotu lze změnit.

V tomto seznamu je třeba projít všechny tištěné zaměstnance a zaměřit se hlavně na potenciálně problémové: U odešlých zaměstnanců je třeba prověřit, zda jim již byl evidenční list při odchodu vystaven (Podle platné legislativy vystaven být měl). Pokud již byl vystaven, toto si do seznamu poznamenáme a nový již samozřejmě nevystavujeme. Pokud jim ale byl např. dodatečně zúčtován jakýkoliv příjem, pak ovšem bude třeba vystavit evidenční list další.
V každém případě je třeba zabránit opakovanému odeslání již jednou odeslaných údajů!

3. Vlastní zpracování evidenčního listu

Program podporuje 3 režimy práce s evidenčními listy:

3.1. Příprava evid. listu ve formuláři na obrazovce a jeho přímý export

Pro odeslání všech evidenčních listů po skončení roku tento režim použijí hlavně menší organizace s malou fluktuací zaměstnanců. U větších organizací je tento režim vhodný pouze pro jednotlivé tisky odcházejících zaměstnanců během roku.
Popis viz Evidenční list - Editace.

3.2. Hromadný export z předem připravených a uložených evidenčních listů jednotlivých zaměstnanců

Tento režim umožňuje snadné udržení přehledu o odesílaných evidenčních listech a snižuje pracnost tím, že export a tisk se provedou hromadně. Tuto variantu použijí hlavně větší organizace nebo organizace s velkou fluktuací zaměstnanců pro odeslání všech evidenčních listů po skončení roku. Evidenční listy jednotlivých zaměstnanců je třeba nejprve jednotlivě odladit a uložit pod zvoleným jménem dávky ve volbě
Evidenční list - Editace, tlačítko [Ulož].
Tisk se pak provede hromadně ve volbě Evidenční list - Export a tisk

3.3. Hromadný nebo jednotlivý tisk přímo z databáze

Pro odeslání všech evidenčních listů po skončení roku tento režim použijí asi pouze nejmenší organizace s bezproblémovými zaměstnanci.
(Problémy mohou vznikat např. při opakovaných nástupech téhož zaměstnance, v roce dosažení důchodového věku, při vyplacení dodatečných příjmů po skončení PP apod.) U organizací větších než cca 1 až 2 zaměstnanci je tento režim asi nepoužitelný.
Blíže viz odstavec č. 2 v následující kapitolce '4. Export a tisk evidenčních listů'.

4. Export a tisk evidenčních listů

Tato funkce se spouští ve třech odlišných variantách:
1. Z menu tisků jednoho zaměstnance ( Makra / Tisky sestav / Zaměstnanec)
nebo na každém zaměstnanci po stisku klávesy SHIFT+F10, která obecně otvírá menu tisků jednoho zaměstnance.
V obou těchto volbách pak výběrem volby Evidenční list - Tisky
a v následně zobrazeném menu dále volby Tisk připravených dávek
2. Z menu tisků jednoho zaměstnance (Makra / Tisky sestav / Zaměstnanec) výběrem volby
nebo na každém zaměstnanci po stisku klávesy SHIFT+F10, která obecně otvírá menu tisků jednoho zaměstnance.
V obou těchto volbách pak výběrem volby Evidenční list - Tisky
a v následně zobrazeném menu dále volby Přímo z databáze
3. Přímo z Evidenční list - Editace , tlačítko [Export]. Touto funkcí je umožněno zpracování pouze jednoho zaměstnance (který je právě editován na obrazovce)

Ve všech těchto variantách se spouští stejné tiskové makro Evidenční list od roku 2004