Evidenční listy

Legislativní základna

Jako pomůcka pro vyplňování evidenčních listů mohou sloužit dva dokumenty na webu ČSSZ, stránka tiskopisů důchodového pojištění:

Postup práce při zpracování

1. Vyplnění všech potřebných položek

Ke správné funkci sestavy je třeba mít bezchybně vyplněny všechny položky, které se podílejí na tvorbě evidenčního listu. Zde uvedu jen ty, které uživatelé obvykle zanedbávají (Ostatní nutné položky viz formulář evidenčního listu):
Položka: Popis:
O0322 Druh činnosti pro nem. poj.  Vybírá se z nabídky na položce. Asi nevyžaduje bližší komentář. Jen je třeba zdůraznit, že při dodatečném vyplnění je bezpodmínečně nutno údaj zadat se zpětným datem platnosti (nejméně od data nástupu).
O0055 Domovní číslo Sem se zadává číslo popisné. Za zvláštní zmínku stojí případy malých obcí, které nepoužívají jména ulic. V tom případě lze doporučit ponechání domovního čísla prázdného a vyplnění ulice takto: "č.p. xxxx". Mzdový program toto bude v evidenčním listě interpretovat správně: Jméno ulice ponechá prázdné a číslo přemístí do kolonky čísla.
O0059 Uliční číslo Zadává se číslo uliční (tzv. orientační). Metodická pomůcka ČSSZ k vyplňování nových ev. listů mluví o tom, že pokud jsou v obci používána čísla popisná i orientační, pak se uvedou obě. Pokud budou uvedena obě, pak je program do evidenčního listu uloží ve tvaru "domovní/uliční".
O0058 Pošta Položka je v osobním oddělení v okně adresy zaměstnance. Zadává se název dodávací pošty zaměstnance a většina uživatelů dosud neměla žádnou motivaci k jejímu vyplňování. Pro nový evidenční list je bohužel povinná.
O0023 Rodné příjmení  
O0032 Místo narození  
O0366 Počet dětí pro důchod Má význam většinou pouze u žen (viz nápověda na položce). Údaj je u ženy naprosto nezbytný pro správné stanovení data nároku na starobní důchod.

2. Seznam evidenčních listů

Před zpracováním evidenčních listů za uplynulý rok je doporučeno si vytisknout seznam všech zaměstnanců, jimž se musí evidenční list odeslat.
Sestava je dostupná z menu Makra / Tisky sestav / Zaměstnanec výběrem volby
nebo na každém zaměstnanci po stisku klávesy SHIFT+F10, která obecně otvírá menu tisků jednoho zaměstnance.
V obou těchto volbách pak výběrem volby Evidenční list - Tisky
a v následně zobrazeném menu dále volby Seznam evidenčních listů .
Sestava vytiskne všechny zaměstnance, kteří musí mít zpracován jednak mzdový, a jednak evidenční list za zvolený rok.
 
Standardní nastavení je:
Výběr období   Standardně je nabízena nejpravděpodobnější hodnota:
  • V období zpracování mezd ledna až března se nabízí uplynulý rok
  • Jinak je nabízen aktuální rok.
Nabízené období lze jakkoliv změnit.
Filtry V této volbě lze omezit zpracovávané zaměstnance. Možnosti jsou:
* Zpracovávaní zaměstnanci:
Nabízená (a doporučená) hodnota je "Všichni". V tomto nastavení budou zpracováni všichni zaměstnanci včetně odešlých.
Nabízenou hodnotu lze změnit.
* Tisknout i prázdné zaměstnance:
Nabízená (a doporučená) hodnota je "Netisknout". V tomto nastavení budou tištěni jen ti zaměstnanci, kteří v nastaveném období musí mít zpracován evidenční nebo mzdový list.
Nabízenou hodnotu lze změnit.

V tomto seznamu je třeba projít všechny tištěné zaměstnance a zaměřit se hlavně na potenciálně problémové: U odešlých zaměstnanců je třeba prověřit, zda jim již byl evidenční list při odchodu vystaven. (Podle platné legislativy vystaven být měl.) Pokud již byl vystaven, toto si do seznamu poznamenáme a nový již samozřejmě nevystavujeme. Pokud jim ale byl např. dodatečně zúčtován jakýkoliv příjem, nebo např. pobírali nemocenské dáky v ochranné lhůtě, pak ovšem bude třeba vystavit evidenční list další.
V každém případě je třeba zabránit opakovanému odeslání již jednou odeslaných údajů!

3. Vlastní zpracování evidenčního listu

Program podporuje 4 režimy práce s evidenčními listy:

4.1. Příprava evid. listu ve formuláři na obrazovce a jeho přímý export

Pro odeslání všech evidenčních listů po skončení roku tento režim použijí hlavně menší organizace s malou fluktuací zaměstnanců. U větších organizací je tento režim vhodný pouze pro jednotlivé tisky odcházejících zaměstnanců během roku.
Blíže viz odstavec Evidenční list - Editace v tomto dokumentu.

4.2. Hromadný export z předem připravených a uložených evidenčních listů jednotlivých zaměstnanců

Tento režim umožňuje snadné udržení přehledu o odesílaných evidenčních listech a snižuje pracnost tím, že export a tisk se provedou hromadně. Tuto variantu použijí hlavně větší organizace nebo organizace s velkou fluktuací zaměstnanců pro odeslání všech evidenčních listů po skončení roku. Evidenční listy jednotlivých zaměstnanců je třeba nejprve odladit a uložit pod zvoleným jménem ve volbě Evidenční list - Editace (viz popis v tomto dokumentu).
Dále viz odstavec Export a tisk evidenčních listů v tomto dokumentu.

4.3. Hromadný nebo jednotlivý tisk přímo z databáze

Pro odeslání všech evidenčních listů po skončení roku tento režim použijí asi pouze nejmenší organizace s bezproblémovými zaměstnanci. (Problémy mohou vznikat např. při opakovaných nástupech téhož zaměstnance, v roce dosažení důchodového věku, při nemoci v ochranné době apod.) U větších organizací je tento režim asi nepoužitelný.
Blíže viz odstavec Export přímo z databáze v tomto dokumentu.

Popis jednotlivých činností

Evidenční list - Editace

Provede se z menu tisků jednoho zaměstnance (na zaměstnanci stiskem klávesy SHIFT+F10),
která obecně otvírá menu tisků jednoho zaměstnance. V následně zobrazeném menu pak výběrem volby Evidenční list - Editace .

Po výběru této volby je zobrazen nejprve dotaz na
a) Zpracovávaný rok
Standardně je nabízena nejpravděpodobnější hodnota: Nabízené období lze jakkoliv změnit.
b) Rozsah měsíců
Asi nevyžaduje komentář. Nabízí se nejpravděpodobnější hodnota, kterou pravděpodobně nebude třeba měnit.
c) Název zpracovávané dávky
Pokud hodláte tisknout jen jednotlivé evidenční listy přimo z obrazovky, pak je tento údaj nezajímavý.
Pokud ovšem hodláte pracovat dávkovým způsobem, pak je správnost jeho vyplnění naprosto zásadní!!!
Pod zde uvedeným jménem se každý připravovaný evidenční list uloží do interní databáze a pod tímtéž jménem jej lze kdykoliv vyvolat jak k případným opravám, tak k individuálnímu nebo hromadnému exportu.
Název dávky je odvozen od předpokládaného data odeslání doplněného pořadovým číslem, kterým lze odlišit případných více dávek během jednoho dne. Zde uvedené datum odeslání není třeba chápat striktně. Příslušnou dávku lze odeslat kdykoliv. Toto datum je myšleno pouze jako mnemotechnická pomůcka pro uživatele při výběru dávky k odeslání.
Přestože zde zadané datum dle výše uvedeného není třeba chápat příliš dogmaticky, přesto důrazně upozorňuji na důležitost svědomitosti při jeho vyplňování. Pokud by totiž uživatel zadával jména dávek bezmyšlenkovitě, pak by se asi dostal do značných problémů s jejich odesláním, neboť by se v nich sám nevyznal.
Doporučeno je dopředu rozvážit a zvolit pravděpodobné datum odeslání dávky a to pak při přípravě jednotlivých zaměstnanců důsledně dodržovat!

Po zadání těchto údajů je zobrazeno následující okno:


Toto okno je rozděleno na 3 vodorovné oddíly:

Horní část okna

V horní části okna jsou soustředěny údaje:
Rok Zobrazen je rok, který byl zvolen při otevření tohoto okna. Rok nelze měnit přímo z tohoto formuláře, ale jen tlačítkam [Nastav].
Typ Typ evidenčního listu lze měnit přímo z tohoto formuláře.
Oprava ELDP z: Toto datum se vyplňuje výhradně v případě dodatečných oprav již vystavených evidenčních listů. Lze je měnit přímo z tohoto formuláře.
Osobní údaje Jedná se o údaje:
  • Rodné číslo
  • Příjmení
  • Jméno
  • Titul
  • Datum narození
  • Ulice, číslo
  • Rodné příjmení
  • Obec, Pošta, PSČ
  • Místo narození
Tyto údaje nelze měnit v tomto okně, ale jen přímo v osobním oddělení každého zaměstnance. Proto je doporučeno pro urychlení práce úplnost těchto údajů u všech zaměstnanců předem zkontrolovat.

Střední část okna

Ve střední části okna jsou soustředěny údaje jednotlivých pracovních poměrů.
Údaje jsou seřazeny do řádků stejně uspořádaných a se stejným významem jako u skutečného evidenčního listu. Pod polem těchto pracovních poměrů jsou umístěna tlačítka, která umožňují jednotlivé řádky opravovat, vkládat nový řádek před nebo za aktuální řádek a nebo mazat. Za zmínku stojí pole Kód, které se program snaží vyplnit podle údajů o pracovním poměru. Někdy ovšem z tohoto údaje nelze kód odvodit. Proto je žádoucí u všech zaměstnanců bezchybně vyplňovat položku O322 Druh činnosti pro nem. poj., podle které se kód dá určovat relativně spolehlivě. Pokud je tato položka vyplněna, což lze doporučit, pak ji program použije bez ohledu na Druh pracovního poměru.

Spodní část okna

Ve spodní části okna jsou soustředěny údaje:
ZVS, Civ.Služba, PPM Zde je možno zadávat jednotlivé mimoevidenční stavy (maximálně 2 obdobně jako na papírovém evidenčním listě). Prvotní vyplnění po automatickém načtení formuláře by mělo být správné.
Výd. činnost Od: Zde se zadává datum počátku nemocenského pojištění. Podle platné metodiky se vyplňuje pouze tehdy, pokud je starší, než ze zpracovávaného roku. Jinak musí zůstat prázdné. Prvotní vyplnění po automatickém načtení formuláře by mělo být správné.
!!!Pozor!!!
U části organizací, které upgradovaly dnešní mzdový program z původního programu Pam3 (zhruba v letech 1996-1998) může u tehdy převáděných zaměstnanců docházet k chybnému vyplnění této položky. Zaměstnanci, kteří nastoupili až v době nového programu, touto chybou postiženi být nemohou.
Účetní z těchto organizací prosím o sledování tohoto data počátku pojištění. V případě výskytu chyby bude nutná konzultace.
[Kontrola údajů o firmě] Tímto tlačítkem lze zkontrolovat údaje o firmě, které budou tištěny do všech vystavovaných evidenčních listů. Zde je třeba upozornit hlavně na název organizace. Podle platné metodiky musí přesně! odpovídat oficiálnímu názvu (zřizovací listina, obchodní rejstřík, ...).
Tlačítkem nelze údaje opravovat, ale ve zobrazeném okně jsou uvedeny pokyny k jejich opravám.
Dávka Zde je uvedeno jméno dávky, pod kterým bude dávka uložena. Jméno lze změnit tlačítkem [Nastav].
Tlačítko [Ulož] Uloží zpracovaná data pod zvoleným jménem dávky (Jméno dávky je zobrazeno v pravé části obrazovky dole v poli Dávka.)
Ukládání má smysl použít pouze tehdy, pokud zamýšlíme daný evidenční list tisknout hromadně v rámci tisku připravených dávek.
Pokud jej hodláme pouze vyexportovat tlačítkem [Export], pak je uložení zbytečné.
Tlačítko [Export] Tlačítko umožňuje data z obrazovky přímo vyexportovat do XML souboru a vytisknout. Přitom nebudou vůbec uložena pod jménem žádné dávky.
Možnosti nastavení a provedení exportu viz Export a tisk evidenčních listů v tomto dokumentu.
Tento způsob exportu lze doporučit pouze u malých organizací. U organizací větších pak pouze pro jednotlivé tisky zaměstnanců během roku při jejich odchodu.
Pokud chceme tisknout pro větší počet zaměstnanců, pak vůbec nepoužijeme toto tlačítko. Jednotlivé evidenční listy po editaci na obrazovce ukládáme pod jménem zvolené dávky a tu pak vytiskneme hromadně.
Tlačítko [Dávky] Dávku na obrazovce přepíše původním stavem dávky, pokud již byla dříve uložena. Pokud ještě uložena nebyla, nově načteným stavem ze mzdové databáze.
Tlačítko [ZnovuNačti] Dávku na obrazovce přepíše nově načteným stavem ze mzdové databáze.
Tlačítko [Nastav] Umožní měnit rok, rozpětí měsíců a název dávky.
Tlačítko [Konec] Ukončí editaci zaměstnance a zavře okno. Pokud není zobrazená dávka uložena, dotáže se na uložení. Pokud uživatel pracuje v přímém režimu exportu bez ukládání, pak požadavek uložení samozřejmě ignoruje. Stejně tak jej ignoruje, pokud byla již dávka uložena a nově na ní nechce nic měnit.


Export a tisk evidenčních listů

Tato funkce se spouští ve třech odlišných variantách:
1. Z menu tisků jednoho zaměstnance ( Makra / Tisky sestav / Zaměstnanec)
nebo na každém zaměstnanci po stisku klávesy SHIFT+F10, která obecně otvírá menu tisků jednoho zaměstnance.
V obou těchto volbách pak výběrem volby Evidenční list - Tisky
a v následně zobrazeném menu dále volby Tisk připravených dávek
2. Z menu tisků jednoho zaměstnance ( Makra / Tisky sestav / Zaměstnanec)
nebo na každém zaměstnanci po stisku klávesy SHIFT+F10, která obecně otvírá menu tisků jednoho zaměstnance.
V obou těchto volbách pak výběrem volby Evidenční list - Tisky
a v následně zobrazeném menu dále volby Přímo z databáze
3. Přímo z editace evidenčního listu, tlačítko [Export]. Touto funkcí je umožněno zpracování pouze jednoho zaměstnance (který je právě editován na obrazovce)

Po spuštění tisku je nejprve zobrazena nastavovací obrazovka, kde je možno zadat parametry výstupů:
* Název zaměstnavatele
Zde je možno upravit název zaměstnavatele, který bude tištěn.
* Typ výstupní sestavy
Podporovány jsou dva formáty výstupu:
* Posun na papíře (vodorovně, svisle)
Význam má pouze pro tisk do standardních růžových formulářů.
Zde je možno zadat vodorovné a svislé seřízení formuláře na papíře. Standardní nastavení ale asi vyhoví na většině tiskáren. Posuny se zadávají v milimetrech. Kladné číslo znamená posun doprava, resp. dolů; záporné naopak.
* Adresář pro soubor XML
Zadává se adresář, do kterého budou ukládány výstupní XML soubory.
* Jméno souboru XML
Zadává se jméno souboru, které program použije v případě hromadného výstupu do XML za více zaměstnanců.
V případě tisku pouze jednoho zaměstnance bude jako jméno vždy použito jeho osobní číslo.
* Výstup do XML
Zde si uživatel zvolí, zda požaduje výstup do XML.
* Tištěné datum vyhotovení
Zde se zadá datum, které bude tištěno jako datum vyhotovení.

V případě exportu z předem připravených a uložených evidenčních listů jednotlivých zaměstnanců pak bude uživatel požádán o výběr požadované dávky.
 

Export přímo z databáze

Provede se z menu tisků jednoho zaměstnance ( Makra / Tisky sestav / Zaměstnanec)
nebo na každém zaměstnanci po stisku klávesy SHIFT+F10, která obecně otvírá menu tisků jednoho zaměstnance.
V obou těchto volbách pak výběrem volby Evidenční list - Tisky
a v následně zobrazeném menu dále volby Přímo z databáze .
Dále viz Export a tisk evidenčních listů v tomto dokumentu.

Aktualizováno dne 2016-11-20.
Ing. Drahomír Běťák