Přihlášky k nemocenskému pojištění

Legislativní základna

Na základě ustanovení §16a novelizovaného zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení je zaměstnavatelům (a to tzv. malým i tzv. velkým organizacím) s platností od 1. července 2005 uložena nová povinnost přihlašování, odhlašování a hlášení změn za všechny zaměstnance, jimž vznikl pojistný poměr nemocenského pojištění. Tyto údaje je za každého zaměstnance nutno hlásit do 8 kalendářních dnů. Velké organizace si ale mohou se svou okresní správou SZ sjednat zasílání vždy až po skončení měsíce.
Česká správa sociálního zabezpečení k této agendě vydala metodiku, která je uvedena např. na webu ČSSZ zde.

Postup práce při zpracování

1. Vyplnění potřebných položek u všech potřebných zaměstnanců

Ke správné funkci je třeba mít bezchybně vyplněny všechny položky, které se na tvorbě přihlášek podílejí. Jedná se o následující údaje:

Rodné číslo: Je naplňováno z položky O020 Rodné číslo. Zde je nutno zdůraznit, že rodná čísla je v programu nutno zadávat ve tvaru s lomítkem (klasický formát RRMMDD/XXXX). Program sám zajistí jejich konverzi na požadovaný formát RRM MDD XXXX
Příjmení: Je automaticky separováno z celého jména zaměstnance.
Všechna další předchozí příjmení: Je naplňováno z nově zavedené položky O025 Chronologie příjmení. Tato položka byla doplněna v okně na položce O011 OSOBNÍ ÚDAJE. Do položky je nutno uvést kompletní výčet historie všech dosavadních příjmení zaměstnance (odděleno čárkami). Přitom podle metodiky ČSSZ se neuvádí rodné příjmení, ani poslední příjmení. Ve většině případů tedy zůstane položka nevyplněná. Bude vyplněna pouze například u vícekrát vdané ženy.
Jméno (křestní jméno): Je automaticky separováno z celého jména zaměstnance.
Titul: Titul je brán z položky osobního oddělení O015 Titul.
Datum narození: Je naplňováno z položky O022 Datum narození.
Rodné příjmení: Je naplňováno z položky O023 Rodné příjmení.
Místo narození: Je naplňováno z položky O032 Místo narození.
Pohlaví: Je naplňováno z položky O021 Pohlaví.
Rodinný stav: Je naplňováno z položky O071 Stav. Zde je třeba upozornit na to, že tato položka zatím neměla téměř žádné využití a řada uživatelů jí nevěnovala patřičnou pozornost. Proto doporučuji její kontrolu u všech zaměstnanců!
Vyplnění této položky je pro přihlášky povinné a proto je naprosto nezbytné ji u zaměstnanců bezchybně vyplňovat! Nevyplnění způsobí závažnou chybu v přihlášce a její odmítnutí Portálem!!!
Státní občanství: Je naplňováno z položky O038 Státní příslušnost. Podle metodiky ČSSZ se do Přihlášek musí uvádět 2písmenová zkratka státu dle číselníku států vydaného Českým statistickým úřadem. Tak například pro Českou republiku je to kód "CZ", pro Slovensko "SK". Program ale z důvodu zpětné kompatibility akceptuje i řetězce "ČR", "Slovensko", "Německo", které automaticky konvertuje na správný kód.
Nevyplněná položka je vyhodnocena jako "CZ".
Počet vychovaných dětí: Je naplňováno z položky O366 Počet dětí pro důchod. Položka má zásadní důležitost u žen, u kterých tedy musí být přesně! vyplněna. U mužů je bez významu. Blíže viz nápověda na položce.
Trvalý pobyt - ulice: Je naplňováno z položky O050 ulice.
U malých obcí, ve kterých se nepoužívají názvy ulic, nesmí (pravděpodobně díky chybě testovacího programu České správy SZ) na Přihlášce zůstat ulice prázdná. Okresní správy SZ neoficiálně doporučují, aby v tomto případě byl do ulice zopakován název obce. Uživatelé ovšem nesmí!!! název obce do ulice zadávat!!! Pokud by jej zadali, měli by chybné Evidenční listy a nesmyslně vypadající adresy ve všech dalších případech.
V případě neexistujícího názvu ulice je možno v programu buď ulici nevyplnit vůbec, nebo podle starší metodiky zadat číslo popisné povinně ve tvaru "č.p. xxx". Pokud je takto uvedeno číslo popisné, pak se již samozřejmě nesmí uvádět v následujících položkách O055 domovní číslo, O059 uliční číslo!!!
Program v obou těchto případech vyřeší problém s ulicí správně.
Trvalý pobyt - č.p.: Uvádí se číslo popisné. V případě, že v obci jsou používána i čísla uliční (tzv. orientační), uvedou se obě, oddělená lomítkem.
Program potřebné údaje bere z dvojice položek O055 domovní číslo, O059 uliční číslo.
Trvalý pobyt - psč (postcode): Je naplňováno z položky O052 PSČ. Protože podle metodiky ČSSZ u zaměstnanců s trvalým pobytem v zahraničí musí jako adresa trvalého pobytu uvedena adresa zahraniční, musela být délka položky z původních 6 znaků zvětšena na 11.
Trvalý pobyt - obec: Je naplňováno z položky O051 Bydliště trvalé - obec.
Trvalý pobyt - stát: Je naplňováno z nově doplněné položky O065 Stát. Pro zásady vyplňování platí beze zbytku výše uvedený popis z položky Státní občanství.
Trvalý pobyt v ČR - ulice Trvalý pobyt v ČR - č.p. Trvalý pobyt v ČR - psč Trvalý pobyt v ČR - obec: Tato čtveřice položek se vyplňuje pouze v případech zaměstnanců - cizích státních příslušníků s trvalým bydlištěm v zahraničí. V tomto případě jsou naplňovány z položek v okně O061 Bydliště přechodné.
Datum vstupu do zaměstnání: Je naplňováno z kombinace položek O310 Vznik pracovního poměru, O312 Počátek nemocenského pojištění.
Zde je třeba zdůraznit nutnost pečlivého vyplňování položky O312 Počátek nemocenského pojištění, které dosud uživatelé nevěnovali dostatečnou pozornost!!! Položku O312 není třeba vyplňovat pouze v případě, kdy je totožná s datem nástupu. V ostatních případech (když např. datum nástupu je svátkem, zaměstnanec před prvním nástupem do zaměstnání onemocněl, čerpal dovolenou, ...) je její vyplnění povinné!!!
Datum ukončení zaměstnání: Je naplňováno z položky O340 Ukončení pracovního poměru.
Druh výdělečné činnosti: Je naplňováno z položky O322 Druh činnosti pro nem. poj.. Tuto položku již uživatelé u všech zaměstnanců pravděpodobně doplnili v souvislosti s agendou evidenčních listů. Nadále je ovšem třeba jí věnovat mimořádnou a trvalou pozornost.
Místo výkonu činnosti (stát): Je naplňováno z nově zavedené položky O314 Stát výkonu činnosti. Vyplňuje se stát pracoviště zaměstnance. Stát je třeba vyplnit podle číselníku států uvedeného v metodice České správy soc. zabezpečení (např. pro Českou republiku se uvede "CZ" nebo "ČR").
Pokud má zaměstnanec pracoviště v České republice (naprostá většina zaměstnanců), nemusí se vyplňovat. Program kód státu ("CZ") do přihlášky doplní sám.
Pracovní úvazek - hodiny týdně: Je naplňován z položky P064 Úvazek - hod/týden. Zde je třeba prověřit hlavně zaměstnance na Dohodu o činnosti, u kterých část uživatelů vůbec nevyplňuje turnus a v tomto případě u nich zůstane zadán základní turnus 40 hodin/týden. To sice nevadí při výpočtu mzdy, ale úvazek do Přihlášky je nesprávný. U těchto zaměstnanců bude nutno turnus opravit na hodnotu nejlépe vystihující skutečnost.
Pracovní úvazek - dny týdně: Je naplňován z nově zavedené položky P069 Úvazek - dny/týden. Tuto položku není třeba vyplňovat v nejběžnějším případě 5 dnů/týden. Program totiž funguje tak, že v případě nevyplněné položky dosadí do přihlášky číslo 5.
Předpokládaný průměrný hrubý měsíční příjem: Je naplňován z nově zavedené položky P301 Předpokládaný měsíční příjem v okně P200 PAUŠÁLNÍ SLOŽKY MZDY. Tuto položku není u naprosté většiny zaměstnanců třeba vůbec vyplňovat. Program totiž funguje tak, že v případě nevyplněné této položky automaticky dosadí součet výměrovaných složek mzdy (prakticky se jedná o součet hodnot z okna P200 PAUŠÁLNÍ SLOŽKY MZDY).
Položku je povinně třeba vyplnit pouze u těch zaměstnanců, kteří nemají předem mzdu definovánu a ta je jim počítána vždy až na základě skutečně odpracovaných hodin (většinou všichni dohodáři).
Poslední nositel cizozemského pojištění - název Poslední nositel cizozemského pojištění - ulice Poslední nositel cizozemského pojištění - č.p. Poslední nositel cizozemského pojištění - PSČ (postcode) Poslední nositel cizozemského pojištění - obec Poslední nositel cizozemského pojištění - stát Poslední nositel cizozemského pojištění - název: Položky mají význam pouze u zaměstnanců, kteří byli v minulosti sociálně pojištěni v jiném státě (většinou se bude týkat i zaměstnanců - slováků). Jsou naplňovány z řady nově zavedených položek v okně Pam P500 TYP SOCIÁLNÍHO POJIŠTĚNÍ.
Druh pobíraného důchodu: Je naplňováno z položky O360 DUCHOD. Zde je třeba zdůraznit nutnost pečlivého vyplňování položky! Dosud totiž uživatelé tuto položku velmi často vůbec nevyplňovali!!! Stejně tak je nutno zdůraznit nutnost správného zadánání počátku platnosti zadávaného důchodu, což vždy!!! musí být počátek pobírání podle příslušného důchodového výměru!!!
Důchod pobírán od: Viz předcházející položka.

2. Zpracování přihlášek mzdovým programem

Funkce je dostupná z menu Makra / Tisky sestav / Zaměstnanec
nebo na každém zaměstnanci po stisku klávesy SHIFT+F10, která obecně otvírá menu tisků jednoho zaměstnance.
V obou těchto volbách pak výběrem volby Přihlášky pro OSSZ. Výběrem této volby se otevře další menu s možnostmi:

Přihlášky, odhlášky, změny	Tato volba se používá pro běžné přihlášky, odhlášky a změny. V této volbě program prohlédne aktuálního zaměstnance (volba Zpracování zaměstnance), nebo projde všechny zaměstnance (volba Zpracování vybraných zaměstnanců). Do výstupního souboru zařadí všechny, kteří měli v nastaveném období (viz "Hranice vyšetřování Od" , "Hranice vyšetřování Do" ve volbě Nastavení tohoto makra) nástup, výstup nebo změnu. !!!Pozor!!! Opravu je nutno odlišit od Změny! Změna se použije v případě, kdy původní přihláška byla správná, a u zaměstnance dochází ke změně některého z přihlašovaných údajů. Oprava se použije v případě, kdy jsme některý údaj zaměstnance původně nahlásili chybně. Režim opravy je dostupný v tomto menu, volba Oprava údajů . Problém je s vyhodnocováním změny úvazku nebo pravděpodobného výdělku, a to z důvodu nevyjasněnosti metodiky ze strany České správy sociálního zabezpečení. Dosud totiž nebyla stanovena minimální hodnota změny úvazku nebo platu, od které se má změna hlásit. Ani jednotlivé okresní správy sociálního zabezpečení nemají na věc jednotný názor. Protože dosud nedošlo ze strany České správy k vyjasnění metodiky, stanovili jsme tuto hranici sami. Program vygeneruje Změnu nebo Opravu, pokud se změní úvazek o více, než 5 hodin týdně. Změna nebo oprava platu je indikována při vyhodnocené výše uvedené změně úvazku, nebo při změně větší, než 2000,-Kč.
Hromadný sběr	Tato volba se použila pouze pro jednorázovou akci přihlášení všech zaměstnanců k 1. červenci 2005. V programu je zatím na přechodnou dobu ponechána pro naprosto výjimečné využití v případech, kdy OSSZ vyzve zaměstnavatele k novému odeslání Hromadného sběru.
Oprava údajů	Tato volba umožňuje vygenerovat opravu již dříve chybně odeslané Přihlášky. Použijeme ji výhradně v případě, kdy potřebujeme odeslat opravu již dříve odeslané chybné Přihlášky. Tato volba je dostupná pouze v případě, kdy Přihlášky spouštíme na jednotlivém zaměstnanci stiskem klávesy SHIFT+F10. Lze ji použít pouze v režimu zpracování jednoho zaměstnance. Pokud Přihlášky spouštíme z menu Makra / Tisky sestav / Zaměstnanec, dostupná není.

Výběrem kterékoliv z těchto voleb se spustí makro pro zpracování Přihlášek. Před jeho prvním použitím je třeba ve volbě Nastavení zadat důležité údaje:

* Název zaměstnavatele

Zde je možno upravit název zaměstnavatele, který bude tištěn. Podle metodiky musí přesně odpovídat oficiálnímu názvu zaměstnavatele.

* Číslo okresní pobočky ČSSZ

Zadá se přesně podle číselníku okresních správ SZ.

* Název okresní pobočky ČSSZ

Zadá se přesně podle číselníku okresních správ SZ.

* Adresář pro výstupní sestavu

Zadává se adresář, do kterého budou ukládány výstupní soubory.

* Typ výstupní sestavy

Do formuláře ČSSZ (doporučeno v případě, pokud nepodáváme Přihlášky elektronicky)
Soubory jsou přizpůsobeny k tisku do standardních růžových tiskopisů ČSSZ.
Na čistý papír
Tento formát výstupu je vhodný pouze pro interní využití. Nelze jej posílat na úřad!

* Posun na papíře (vodorovně, svisle)

Zde je možno zadat vodorovné a svislé seřízení formuláře na papíře. Standardní nastavení ale asi vyhoví na většině tiskáren. Posuny se zadávají v milimetrech. Kladné číslo znamená posun doprava, resp. dolů; záporné naopak.

* Adresář pro výstupní XML soubor

Zde se nastaví požadovaný adresář pro exportní soubory.

* Jméno souboru

Zadává se jméno souboru, které program použije v případě hromadného výstupu za více zaměstnanců. Přípona souboru se nastavuje automaticky podle jeho typu na ".XML" nebo ".CSV".
Zde je třeba připomenout, že jméno programu musí splňovat DOSové konvence (délka základní části jména maximálně 8 znaků, zakázány jsou mezery, tečky, lomítka, písmena s diakritikou, ...).
V případě tisku pouze jednoho zaměstnance bude použito jeho osobní číslo.

* Zpracovávat i učně

Položka má význam pouze u organizace, která zaměstnává učně a studenty (za učně nebo studenta je v programu považován zaměstnanec s Druhem pracovního poměru Učeň).
Pokud zde zadáme "Ano", bude program pracovat s učni stejně, jako s ostatními zaměstnanci. Tato volba bude ovšem naprosto výjimečná.
Standardní nastavení je Ne, což znamená, že program učně a studenty přihlašovat nebude.

* Datum platnosti

Zde se zadá datum, které bude tištěno jako datum platnosti.
Pro jednorázový hromadný sběr i pro běžné přihlášky a odhlášky je bez významu.
Použije se jen při změnách nebo opravách již dříve zadaných zaměstnanců.

* Datum vyhotovení

Zde se zadá datum, které bude tištěno jako datum vyhotovení.

* Hranice vyšetřování Od

Zde se zadá spodní hranice vyšetřování dat nástupů, dat výstupů i dat změn.
Má význam pro běžné přihlášky, odhlášky a změny.
Pro Hromadný sběr je bez významu.

* Hranice vyšetřování Do

Zde se zadá horní hranice vyšetřování dat nástupů, dat výstupů i dat změn.
Má význam pro běžné přihlášky, odhlášky a změny.
Pro Hromadný sběr je bez významu.

Makro po svém spuštění zpracuje požadované výstupy. Na závěr vypíše pokyny k jejich dalšímu zpracování.

3. Elektronické odeslání, případně tisk

Po vyhotovení výstupů dle předchozí kapitoly je lze zpracovat následujícím způsobem:

* Soubory typu XML: Tyto soubory lze odesílat speciálním komunikačním programem.
Lze je použít jak pro běžné přihlášky a odhlášky, tak pro jednorázový hromadný sběr k 1. červenci 2005.
Formát souborů je společný pro malé i velké organizace.
* Soubory typu CSV: Lze je použít výhradně pro jednorázový hromadný sběr k 1. červenci 2005.
Formát souborů je rozdílný!!! pro malé a velké organizace.

Zpracováno dne 2008-10-15.
Ing. Drahomír Běťák