Posílání výplatních lístků e-mailem

Výplatní lístky je možno zasílat na e-mailové adresy zaměstnanců. Lístky jsou zasílány v zaheslovaných souborech PDF.
Zasílání je vzhledem k zákonům na ochranu osobních údajů možné pouze se souhlasem zaměstnance! Zasílané soubory je přitom nutné chránit heslem.
Každý zaměstnanec, který žádá zasílání e-mailem, nám musí podepsat dokument s písemným souhlasem s tímto způsobem zasílání. Současně nám uvede (nejlépe přímo na tomto podepisovaném dokumentu):

Postup zpracování:

1.  Před započetím zpracování je nejprve třeba:
1.1 V nastavení celého mzdového programu zadat údaje SMTP serveru ve volbě: Zpracování / Ostatní / Společné systémové hodnoty / SMTP server. Zde je třeba nastavit:
Jméno: Zadává se jméno SMTP serveru podle informací od vašeho správce počítačů. Uživatelé Outlooku mohou tento údaj vyčíst z Outlooku následovně:
'Nástroje / Nastavení účtu' / dále dvojklikem na řádku svého účtu otevřít 'Nastavení e-mailu sítě Internet'. Na následně zobrazené obrazovce je to údaj 'Server pro odchozí poštu (SMTP)'. (Tento postup platí pro Outlook verze 2007. V jednotlivých verzích Outlooku se může lišit.)
Port: Podle informací vašeho správce počítačů. Pravděpodobně vyhoví přednastavená hodnota 25.
Uživatel: Podle informací vašeho správce počítačů. Uživatelé Outlooku mohou tento údaj vyčíst z Outlooku stejně jako výše údaj 'Jméno':
'Nástroje / Nastavení účtu' / dále dvojklikem na řádku svého účtu otevřít 'Nastavení e-mailu sítě Internet'. Na následně zobrazené obrazovce je to údaj 'Uživatelské jméno'. (Tento postup platí pro Outlook verze 2007. V jednotlivých verzích Outlooku se může lišit.)
Heslo: Podle informací vašeho správce počítačů. (V Outlooku je heslo sice také uvedeno, ale je znečitelněno hvězdičkami. Takže je odtud nelze opsat.)
Typ ověření:  Podle informací vašeho správce počítačů.
1.2 V Makru Správce / Konfigurace programu (volba Výstupy, tisky) v položce 'Zasílání výplatních lístků mailem' zadat hodnotu 'Ano'.

2.  U těch zaměstnanců, kteří požadují zasílání, je třeba vyplnit položky: Blíže viz nápověda na těchto položkách.
 
3.  Makro Výplatní lístky (dosavadní makro) bude sloužit pro tisk výplatních lístků všech zaměstnanců, tedy i těch, kterým budou lístky zasílány e-mailem. Tyto lístky jsou určeny jednak k předání těm zaměstnancům, kteří si nepřejí zasílání e-mailem, jednak k archivaci ve firmě. Makro lze nově spouštět ve dvou variantách:
  • Tisk všech zaměstnanců
    Tento tisk obsahuje všechny zaměstnance, tedy i ty, kterým posíláme lístky e-mailem. Je určen pro archivaci u zaměstnavatele. Z důvodu úspory papíru je doporučeno jej vytisknout pouze jedenkrát na založení.
  • Tisk jen zaměstnanců neodesílaných e-mailem
    Tento tisk obsahuje jen zaměstnance, kterým neposíláme lístky e-mailem. Z důvodu úspory papíru je doporučeno jej vytisknout pouze jedenkrát pro předání zaměstnancům.

4.  Makro Výplatní lístky e-mailem (nově zařazené makro) tiskne výhradně ty zaměstnance, kteří mají správně vyplněny všechny tři položky dle bodu 2. v tomto seznamu výše (tedy ty, kterým se má odesílat).
Při spuštění tohoto makra je vždy zobrazena nastavovací obrazovka (samostatně je též dostupná jako u všech ostatních sestav ve volbě Nastavení / Individuální nastavení v menu tohoto makra).
Na této obrazovce se nastavuje:
Varianta zpracování lístků Možnosti jsou:
Jen vytisknout Tato volba výplatní lístky pouze zobrazí na obrazovce. Poprvé po spuštění makra výplatních lístků je to jediná možná volba. Zobrazenou sestavu je doporučeno vůbec netisknout!!!
Až po jejím zpracování se zpřístupní obě následující volby.
Vytisknout + vytvořit PDF soubory Tato volba vytvoří jednotlivé výplatní lístky ve formátu PDF zaheslovaného zaměstnancovým heslem. Kromě toho vytváří běžnou sestavu stejnou jako v předchozím bodě. Opět je doporučeno ji netisknout! Slouží pouze pro kontrolu funkčnosti.
Vytisknout + vytvořit PDF a odeslat e-mailem Tato volba vytvoří jednotlivé výplatní lístky ve formátu zaheslovaného PDF totožné s lístky vytvořenými předchozí volbou. Tyto lístky rovnou odesílá zaměstnancům.
Kromě toho vytváří běžnou sestavu stejnou jako v předchozím bodě. Každé osobní číslo je tištěno na samostatné stránce. Pod vlastním výplatním lístkem je tištěna e-mailová adresa příjemce (tedy zaměstnance). Tato sestava je teoreticky nutná jako dokumentace odeslaných lístků. Přesto ji nedoporučuji tisknout z následujících důvodů:
  • Vzhledem k tomu, že každý výplatní lístek je na samostatném listě, znamenal by tisk enormní spotřebu papíru.
  • Tato sestava je natrvalo archivována v adresáři závěrkových tisků příslušného měsíce. Jméno sestavy je 'Vyplatni_listky-mail_hromadne.zip'. Lze si ji kdykoliv prohlédnout nebo v případě potřeby i vytisknout makrem Prohlížení hotových sestav.
  • Ke zdokumentování odeslaných lístků může sloužit běžná sestava výplatních lístků zpracovaná dle bodu 3. tohoto seznamu. Ta je sice v nepatrně odlišném formátu (prakticky jen přizpůsobení pro tisk 4 lístků na stránku), ale obsahově dokonale shodná s odeslaným lístkem.
  • Kopie odeslaných výplatních lístků (včetně zabezpečení zaměstnancovým heslem) jsou v počítači natrvalo ukládány viz níže odstavec 'Kam a jak program ukládá kopie odeslaných lístků'. Tam je možno si je prohlížet a v případě potřeby zaměstnanci ručně opakovaně odeslat.
Adresa odesílatele e-mailů  Zde vyplníme e-mailovou adresu, která bude v mailech uvedena jako adresa odesílatele. U malé firmy to bude asi e-mail zaměstnavatele, u větších e-mail mzdové účtárny. Pokud mzdy zpracovává externí účetní firma, pak lze uvažovat i o e-mailové adrese účetní firmy.
Text pro příjemce mailu: Zde se zadává text, který bude v mailu odeslán příjemci. Pozor! Neuvádějte žádné zdvořilostní formulace ani období výplatního lístku. Oboje doplní program sám.
Pravděpodobně nejlépe vyhoví předdefinovaný text 'v příloze Vám zasíláme výplatní lístek za období'. Změnu textu lze doporučit pouze ve výjimečných případech, např. při odesílání opravných lístků, kde lze uvést stručné vysvětlení.

Kam a jak program ukládá kopie odeslaných lístků

Umístění v počítači: V adresáři zpracovávané firmy je to podadresář Vystupy_PDF, v něm dále adresář RokRRRR následován podadresářem zpracovávaného období RRRRMM. (Zde přitom řetězec RRRR zastupuje zpracovávaný rok a MM zpracovávaný měsíc.)
Soubory z každé měsíční závěrky jsou zde uloženy natrvalo.
Jméno souboru: 'VyplatniListek_OsČís.PDF', kde OsČís je osobní číslo zaměstnance. Soubor je ve formátu PDF. Každý lístek je zaheslován heslem, které si zaměstnanec uvedl.

Důležité informace

1.  Výplatní lístky lze zasílat jen za právě zpracovávané období. Při dodatečném tisku za předchozí měsíce lístky odeslat nelze.
2.  !!!Důležité!!!
Před spuštěním makra ve variantě 'Vytisknout + vytvořit PDF a odeslat e-mailem' dle bodu 4. výše uvedeného seznamu si musíte být stoprocentně jisti, že závěrka měsíce je již hotova a důkladně odkontrolována!!!
Jinak pošlete zaměstnancům lístky ještě neprověřené!!! Tuto akci totiž nelze vzít zpět!!!
Ze stejného důvodu nelze doporučit její opakované jetí. Zaměstnanci by totiž obdrželi lístky dvakrát!!!
Jako rozumná varianta se jeví kompletně celou závěrku zpracovat bez vytvoření e-mailových výplatních lístků. Až po důkladném zkontrolování celé závěrky pak teprve spustit výplatní lístky e-mailem. Nejprve pro kontrolu ve variantě 'Vytisknout + vytvořit PDF soubory' dle bodu 4. a až následně po zběžné kontrole v definitivní variantě 'Vytisknout + vytvořit PDF a odeslat e-mailem'.
3.  Před prvním spuštěním odesílání při náběhu tohoto zpracování lze doporučit zkušební odeslání několika zaměstnancům, kteří o této zkoušce budou informováni. Teprve po úspěšném odzkoušení ve spolupráci s těmito zaměstnanci pak pustit celý systém do ostrého provozu.
4.  Někteří zaměstnanci budou reklamovat, že výplatní lístek nedostali. Pokud ostatní zaměstnanci budou v pořádku, pak nejprve prověřit správnost zadání jejich údajů pro odesílání. Pokud jsou tito zaměstnanci správně zadáni, pak s největší pravděpodobností jejich poštovní klient tyto maily vyhodnotil jako problémové a přesunul je do tzv. spamu. Řešením je (na jejich straně, nikoliv u nás) překonfigurovat jejich poštovního klienta tak, aby naše e-maily považoval za důvěryhodné.