ČSSZ - zasílání elektronickou formou

Metodika elektronického podávání evidenčních listů je zveřejněna na webu České správy sociálního zabezpečení zde.
V tomto materiálu se pokusím shrnout požadavky nutné k elektronickému zasílání evidenčních listů jednak z výše uvedené stránky ČSSZ, jednak z dalších zdrojů.
K podávání je nutno mít k dispozici připojení k Internetu. Zde pouze upozorňuji, že není nezbytně nutné, aby byl připojen přímo počítač se mzdovým programem. Potřebné XML soubory lze totiž na jiný počítač přenést např. disketou nebo po síti. Elektronické podání na úřad lze provést dvojím způsobem:

1. Odeslání přes datovou schránku

K tomuto odeslání stačí XML soubor vyhotovený programem odeslat přes vlastní datovou schránku do schránky ČSSZ.

Lépe je ale využít aplikace [ e-Portál Online služby ] na webu ČSSZ (dostupná z hlavní stránky webu). Tato aplikace umožňuje načíst XML soubor vytvořený programem nebo celý evidenční list napsat ručně. Následně umí dokument otestovat na formální správnost, vytisknout a přímo odeslat buď pomocí certifikátu, nebo přes datovou schránku. Výhody proti přímému odeslání jsou výše uvedená kontrola správnosti, zabudované odeslání přes datovou schránku, které je nesrovnatelně jednodušší, než ruční zaslání přímo. V obou případech nic dalšího, než zřízená datová schránka, není potřeba.
Od doby zavedení e-Portálu ČSSZ je tedy zcela zbytečné řešit odesílání samostatně použitím datové schránky dle předchozího bodu nebo speciálním komunikačním programem dle následujícího bodu 2.

2. Odeslání přes Portál ČSSZ speciálním komunikačním programem

2.1	Opatřit si pro každého odesílajícího pracovníka Kvalifikovaný podpisový certifikát od některé certifikační autority. V republice existuje několik certifikačních autorit, např: První certifikační autorita, a.s.. Kontaktní místa pro vystavení certifikátů lze zjistit na výše uvedené stránce. Jen namátkou jmenuji všechny pobočky banky ČSOB. Za vystavení se platí poplatek cca 600 až 900 Kč. Cena za obnovení po jednom roce je stejná. Česká pošta prostřednictvím své divize PostSignum. Služby této certifikační autority jsou dnes dostupné na každé poště, ktará poskytuje služby "Czech point". Bíže viz web této autority: PostSignum. Certifikát je stejně plnohodnotný, jako certifikát předchozí, ale za cenu cca 500,-Kč. Zde bych chtěl upozornit na to, že certifikát se vždy!!! vydává na konkrétní fyzickou osobu. Nesmí být vydán na firmu! Důvodem je zákonem daný požadavek prokazatelnosti podpisu a právní odpovědnosti za něj. Není tedy správné pořídit jeden společný certifikát, který by používalo více pracovníků! Každý pracovník musí mít certifikát svůj a jeho heslo nesmí nikomu sdělit!!!
2.2	Oznámit místně příslušné OSSZ pracovníka(y), který byl odesíláním dokumentů pověřen. Oznámení musí být podáno na předepsaném tiskopisu 'Oznámení o pověření k zajištění všech úkonů souvisejících s e - Podáním ČSSZ', který je ke stažení na webu ČSSZ. Musí být podepsáno statutárním zástupcem organizace.
2.3	Zaměstnavatel musí vlastnit komunikační program pro elektronickou komunikaci s tzv. Portálem veřejné správy. Tento program nemusí být bezprostředně svázán s konkrétním mzdovým programem. Tento program v současné době dodává několik firem. Jako jeden z nejlepších a přitom nejlevnějších doporučuji program MRP Manažer elektronických podání firmy MRP Informatics. Výhodou je jednoduchost a průhlednost instalace i jeho každodenního používání. Výrobce uvádí, že jeho použití není složitější, než poslání obyčejného e-mailu, což mohu z vlastní zkušenosti potvrdit. V neposlední řadě je výhodou jednoduchost jeho koupě (přímo z uvedeného webu výrobce přes jejich internetový obchod). Nevýhodou je málo nabízených možností. Pro daný účel ale více než postačuje. Na výše uvedené stránce programu si lze stáhnout demo verzi i program objednat v jejich internetovém obchodě. Cena programu je 598,-Kč bez DPH (stav z května 2006, cena pravděpodobně s časem mírně poroste). Použít lze ovšem program od výrobce libovolného, který ale musí umožňovat import z obecného mzdového programu. Někteří výrobci tohoto softwaru totiž podporují jen import ze mzdového programu vlastního.
2.4	I v případě odeslání dokumentů elektronickou formou zůstává povinnost jejich vytištění na papír jednak pro účely archivace u zaměstnavatele, jednak často pro povinné předání samotnému zaměstnanci. Pokud používaný komunikační program podporuje tisk odesílaných dokumentů, pak je nejlépe provést tisk tímto programem. (Program MRP Manažer elektronických podání firmy MRP Informatics tisk obsahuje.) Jinak lze využít tisk ze mzdového programu.

Aktualizováno 2016-05-01.
Ing. Drahomír Běťák