Import dat (formát CSV)

Makro slouží pro import dat z jiného programu, od jiného pracovníka nebo např. z ručně v Excelu vedené evidence. Používá importní tabulku přesně definované struktury (popis struktury viz v tomto dokumentu dále).

Tabulka musí být ve formátu CSV. Oddělovač polí středník, u desetinných čísel povolena desetinná čárka i tečka. Textové buňky mohou, ale nemusí být uzavřeny v uvozovkách.
Soubor v tomto formátu lze vytvořit např. uložením běžné excelové tabulky Excelem. Při ukládání je ovšem třeba zvolit formát CSV.
Soubor může být uložen kdekoliv v počítači nebo v síti. Standardně je ale nastaveno jeho umístění ve složce Import v adresáři uživatelových dat.

Makro po dokončení vytvoří sestavu, která je protokolem z provedeného importu. V ní je doporučeno odkontrolovat sumární hodnotu jednotlivých načítaných sloupců se skutečností.

Popis funkce

Volba v menu Funkce
 Import Načte z importního souboru pro každého zaměstnance hodnoty importovaných položek. Pokud ve ve volbě 'Nastavení' v tomto menu zadáno 'Uložit do databáze', pak jsou načtené hodnoty přímo uloženy do příslušných položek. Jinak je provedena pouze simulace. Režim 'Nastavení' lze otvírat samostatně z tohoto menu. Kromě toho je ale vždy otevřen při spuštění importu touto volbou.
Po tomto importu je bezpodmínečně třeba u naimportovaných zaměstnanců provést Přepočet mzdy!!!
 Nastavení                      Zde je možno nastavit důležité parametry importu. Tato volba je kromě možnosti spuštění přímo z tohoto menu též automaticky nabízena vždy při spuštění předchozí výkonné volby 'Import'.
Adresář pro importní soubory: Volba umožňuje vybrat adresář, v kterém bude program hledat importní soubory. Vybírá se standardním windowsovým dialogem pro výběr adresáře.
Jméno importního souboru: Soubor musí být typu CSV. Vybírá se standardním windowsovým dialogem pro výběr souboru. Výběr začíná v adresáři zadaném v předchozí volbě.
Datum platnosti: Toto datum má význam pouze tehdy, pokud načítáme položky do osobního oddělení nebo oddělení PaM.
Uložit do databáze: Tato volba rozhoduje, zda import bude uložen nebo ne. Možnosti jsou:
  • Ne: Jedná se jen o simulaci. Načtené údaje budou pouze zobrazeny v sestavě a neuloží se.
  • Ano: Načtené údaje budou plnohodnotně uloženy.
Doporučeno je vždy před vlastním ostrým importem spustit jen simulaci, která bez rizika poškození dat otestuje správnost importního souboru a umožní zkontrolovat přesnou sumární výši jednotlivých importovaných položek.
Při importu do účetně uzavřeného měsíce Možnosti jsou:
  • Neprovést import:
    Standardní volba. Import nebude proveden.
  • Přesto naimportovat:
    Údaje budou do mezd uloženy.
    !!!Pozor!!!
    V případě importu položek, které mají vliv na výši mzdy, budou již vyplacené mzdy nenávratně změněny!!!
Do sestavy tisknout jen neprázdné zaměstnance:
  • Ne: Budou tištěni všichni zaměstnanci z importního souboru včetně těch, kteří mají všechny importované položky prázdné. Standardní volba.
  • Ano:Budou tištěni jen zaměstnanci z importního souboru s neprázdnými položkami.
 Konec [Esc] Ukončení programu

Vzor importní tabulky

Zde je uveden příklad tabulky tak, jak si ji uživatel může sám vytvořit v Excelu.
 OsCis   Jméno  M0209   M0227   M0608 
'001 Zaměstnanec č. 01       121 51 361,11
'002 Zaměstnanec č. 02       122 52 362,12
'003 Zaměstnanec č. 03       123 53 363,13
'004 Zaměstnanec č. 04       124 54 364,14
  Celkem: 490 210 1 450,50
Tabulka ovšem může obsahovat libovolné další sloupce a řádky, které mohou zlepšovat její optickou srozumitelnost nebo mít např. vypovídací hodnotu pro účetnictví organizace. Zásady tvorby tabulky jsou jednoduché: Na webu programu (z titulní stránky webu volba Mzdy-Různé) je dostupná vzorová tabulka Vzor importního souboru pro načítání měsíčních mezd. Tato tabulka obsahuje typické položky užívané většinou uživatelů programu. Uživatelé ji mohou (po doplnění osobních čísel a jmen svých zaměstnanců) rovnou začít používat, nebo si ji libovolně podle výše uvedených zásad upravit.

Význam jednotlivých sloupců tabulky:

 OsCis  Sloupec osobních čísel jednotlivých zaměstnanců. V záhlaví sloupce musí být uveden přesně podle tohoto návodu text 'OsCis'. Nesmí tedy být např. 'Osobní číslo', 'OsČís', 'Os Cis' apod.
Podle osobních čísel je prováděno vyhledávání importovaných zaměstnanců v databázi, takže zde je nutná stoprocentní správnost!
!!!Pozor!!!
Osobní čísla v našem programu sice vypadají jako čísla, ale je nutno je považovat za text. Proto je třeba celý sloupec osobních čísel v Excelu označit jako textový formát. To ovšem nestačí. Excel má totiž bohužel velmi nepříjemnou vlastnost, že i když buňku zformátujete jako textovou, někdy (naprosto nevyzpytatelně) se rozhodne text v ní vypadající jako číslo považovat za číslo.
Tuto chybu Excelu je třeba obejít tím, že před osobní čísla musíte uvádět nějaký prefix, který Excelu znemožní konverzi na číslo. Standardně je to podle metodiky Excelu apostrof. Ten je sice součástí obsahu buňky, ale není v ní zobrazován! Vidět je pouze v editačním řádku Excelu.
V této tabulce ale můžete namísto apostrofu používat jedno nebo dvě libovolná písmena. Osobní číslo 123 je tedy možno zadat např.
jako '123 (apostrof nebude zobrazován) nebo oc123.
 Jméno Jméno zaměstnance.
Nepovinný údaj. Program je k ničemu nepoužívá. Vhodné je ovšem např. pro optickou ruční kontrolu dat.
 Mxxxx  Číslo položky, do které budou ukládány hodnoty z tohoto sloupce.
Struktura čísla je následující:
M Jednopísmenový údaj, který uvádí oddělení: O=Osobní, P=Pam, M=Mzdové
xxxx   4 ciferné číslo položky (včetně levostranné nuly)
Takto konstruované číslo položky vypadá přesně stejně, jak je u každé položky vidět v Editoru oddělení při ručním zadávání. Tedy např. položka Základní plat ze mzdového oddělení bude mít číslo M0201.
Počet takových sloupců s jednotlivými položkami je omezen pouze délkou jednoho řádku max. 250 znaků, což bude asi ve všech případech dostatečné.

Makro se spouští ve volbě Různé programy.